Privacy Statement Bouwpas

Laatste versie: 01-07-2022

U geeft een belangrijk deel van uw bedrijfsvoering aan ons uit handen. Om dit mogelijk te maken, verstrekt u persoonsgegevens aan ons. Bijvoorbeeld als u stukken naar ons opstuurt, als u ons belt, e-mailt, een brief schrijft, als u langskomt of een adviseur spreekt. Wij vinden het daarom belangrijk dat u weet dat u erop kunt vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw (persoons)gegevens omgaan. In deze verklaring geven wij u toelichting en leggen wij uit hoe wij dit precies doen.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is Compu Act Software B.V., gevestigd aan de Dreef 48 te (2012 HS) Haarlem.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: uw naam, adres en woonplaats. Ook uw telefoonnummer en postcodes met huisnummer zijn persoonsgegevens. Gevoelige gegevens als iemands ras, godsdienst of gegevens over uw gezondheid worden ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. Deze moeten extra worden beschermd.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

De AVG maakt onderscheid tussen twee belangrijke rollen: die van de verwerkingsverantwoordelijke, en die van de verwerker. Wij kunnen zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker zijn. Wij lichten dit hierna toe, zodat u weet wat dit voor u betekent.

Uiteraard verzamelen wij zelf persoonsgegevens ten behoeve van onze eigen bedrijfsvoering. Denk daarbij aan persoonsgegevens van onze medewerkers en persoonsgegevens die wij verzamelen via de website. Wij zijn zelf verantwoordelijk voor die gegevens.

Wij verwerken daarnaast persoonsgegevens die wij krijgen van onze klanten en ten aanzien waarvan wij dus verwerker zijn. Dat betekent niet dat wij geen verantwoordelijkheden en verplichtingen hebben. Het betekent alleen dat wij de persoonsgegevens verwerken namens een andere partij. Dat geldt bij uitstek voor de persoonsgegevens die wij van onze klanten krijgen. Onze klanten hebben persoonsgegevens van hun werknemers of de door hun ingeschakelde zzp'ers. Onze klanten beschikken daarnaast ook over persoonsgegevens van partijen die op hun beurt weer de onderaannemers zijn van onze klanten. Die persoonsgegevens worden vervolgens ook door ons verwerkt. In al deze gevallen zijn wij uitsluitend aan te merken als verwerker. Degene die de persoonsgegevens bij ons aanleveren en van onze diensten gebruik maken, blijven verantwoordelijk voor die persoonsgegevens.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw werknemers aan ons doorgeeft, dan bent u verplicht om uw werknemers hierover te informeren.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft, zullen slechts voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

• om het afgesproken werk zo goed, efficiënt en effectief mogelijk te doen;
• zodat wij contact met u kunnen opnemen, ten behoeve van onze dienstverlening;
• het toezenden van een nieuwsbrief;
• voor onze marketingdoeleinden.

Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor deze doelen en geven de persoonsgegevens zonder uw toestemming of een andere grondslag nooit door aan derden. Als wij de gegevens wel met toestemming of een andere grondslag door mogen geven, dan leggen wij de derde dezelfde beschermings- en beveiligingsmaatregelen op als die wij zelf hanteren.

De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:

a. de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Bouwpas;
b. de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting;
c. u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam en achternaam
• Functie en werkgever
• Contact- en factuuradres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Nationaliteit
• Personeelsnummer
• Aders en woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Personeelsnummer
• Kopie paspoort/ID-bewijs/rijbewijs
• Soort identiteitsdocument, documentnummer en verloopdatum
• E-mailadres
• Burgerservicenummer
• Handtekening
• A1-Verklaring
• Verblijfsdocument
• VCA-diplomanummer
• IP-adressen
• Aan- en afmeldtijden
• Pasnummer Bouwpas
• Commerciële data en algemene verkoopinformatie m.b.t. (toekomstige) klanten.
• Financiële gegevens (voor de uitvoering van de dienst en/of facturatie)
• Overige persoonsgegevens die door de klant of betrokkene aan Bouwpas zijn verstrekt.

Afhankelijk van onze relatie met u verwerken we een deel van de bovenstaande gegevens van u.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Bouwpas zich aan de regels die privacywetgeving, zoals de AVG, voorschrijft. Dit houdt in dat wij alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken als daar een grondslag en een doel voor is. Alleen de persoonsgegevens die nodig zijn worden verzameld en de persoonsgegevens worden vervolgens alleen voor dat specifieke doel verwerkt. Wij houden daarbij de aard van de persoonsgegevens in het oog en stemmen daarop een passend technisch en organisatorisch niveau van beveiliging af. U kunt er dus van uitgaan dat wij zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan.

Geheimhouding

De dienstverlening van Bouwpas maakt het noodzakelijk dat onze werknemers toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Om ook hier de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben al onze werknemers een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Hiermee leggen wij aan onze werknemers op dat zij uw persoonsgegevens absoluut geheim houden en dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Belangrijk is nog wel om te weten, dat alleen geautoriseerd personeel uw gegevens mag verwerken.

Inzage en correctie van uw gegevens

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van u, maar deze gegevens blijven natuurlijk wel van u. Daarom bieden wij u altijd de mogelijkheid om in te zien welke gegevens wij van u hebben. Als de informatie onjuist is, kunt u verzoeken deze aan te passen. Een verzoeken om inzage of correctie van uw gegevens kunt u richten aan het volgende e-mailadres: privacy@bouwpas.nl. Hier kunt u ook terecht met vragen over dit Privacy Statement.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij de gegevens van u hebben verkregen. De criteria om de bewaartermijn van uw persoonsgegevens te bepalen zijn: (a) de duur van de overeenkomst met Bouwpas (b) het bestaan van een wettelijke bewaarverplichting of -termijn of (c) het bestaan van een (potentiële) claim of geschil in verband waarmee de gegevens bewaard zouden moeten worden.

Cookies

Wanneer u onze website bezoekt, kan het zijn dat er cookies op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. Als u hier meer over wilt weten, kunt u het beste ons Cookie Statement lezen. Dit Statement vindt u op onze website.

Wijzigingen

Bouwpas behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Wij raden u dan ook aan om met enige regelmaat te kijken of hierin iets is aangepast.

Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door de organisatie of wenst u gebruik te maken van een van de bovenstaande rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met ons via privacy@bouwpas.nl.