Waarom registreren?

In dit artikel leggen we uit hoe en waarom we bepaalde gegevens van je vragen voor het invullen van Oribi WorkpassID. Daarnaast verwijzen we naar een aantal websites van overheidsinstanties met betrekking tot de wet- en regelgeving op het gebied van registratie. Hier lees je onder andere waarom we bepaalde gegevens moeten registreren. 

Over de privacy van jou en je personeel

Met de komst van de AVG worden er veel vragen gesteld over de reden waarom zoveel gegevens van arbeidskrachten worden verzameld, en of dat allemaal wel mag. WorkpassID is door de organisatie aangewezen om niet te weinig, maar ook niet te veel gegevens van jou en je personeel te verzamelen: precies genoeg om aan de wet- en regelgeving te voldoen. WorkpassID zorgt er vervolgens voor dat deze gegevens op een veilige manier worden opgeslagen en alleen inzichtelijk zijn voor degenen die daar recht toe hebben. Sinds de AVG is daar niets aan veranderd: voor alle gegevens die worden gevraagd in WorkpassID is een grondslag (verklaring), en die ligt bijna altijd in wetgeving. In een aantal gevallen is de grondslag (verklaring) veiligheid. Daarom lichten we de informatie die wordt gevraagd op deze pagina verder toe.

Ben je geïnteresseerd in onze privacy policy? Die vind je hier:

Verplichtingen voor de Organisatie

De Organisatie is verplicht de identiteit van de arbeidskrachten die op de projecten werken te controleren en hiervan een administratie te voeren. De wettelijke grondslagen hiervoor zijn o.a. de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA), de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) en de Wet arbeid vreemdelingen (Wav). Om deze controle en administratie beter te stroomlijnen gebruikt de organisatie WorkpassID.

Om de identiteit van de ingeleende arbeidskracht vast te stellen moeten de volgende gegevens worden aangeleverd:

• naam-, adres- en woonplaatsgegevens

• geboortedatum

• burgerservicenummer (BSN)

• specificatie van de gewerkte uren (afhankelijk van de overeenkomst die je met de Organisatie hebt)

• nationaliteit

• soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur

• als dat van toepassing is, de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning,

• tewerkstellingsvergunning, notificatie of (model)overeenkomst inclusief nummer en geldigheidsduur

• naam, adres en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel

Belastingdienst: aansprakelijkheid voor loonheffingen en omzetbelasting bij inlening van personeel

Belastingdienst: aansprakelijkheid voor loonheffingen bij onderaanneming

BSN

Werkgevers mochten het BSN van hun medewerkers tot 1 januari 2017 niet verstrekken aan derden, tenzij de medewerkers hier uitdrukkelijk toestemming voor hadden gegeven. Sinds die datum is er een uitvoeringsregeling gewijzigd, waardoor de uitlener of onderaannemer verplicht wordt het BSN van de door haar op het werk ingezette werknemers verstrekt aan de inlener/aannemer. De arbeidskrachten dienen zich, verplicht voor aanvang van de werkzaamheden, te identificeren op de werklocatie. Bij de controle van de identiteit van de medewerker, aan de hand van het paspoort of de ID-kaart, wordt het BSN gecontroleerd met het BSN dat is aangemeld in WorkpassID. Hiervoor is een wettelijke grondslag en dit mag de medewerker niet weigeren.

Uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens

Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN

Bouwend Nederland (AVG): sectie "Veelgestelde vragen AVG en Wka (Wet ketenaansprakelijkheid)"

Buitenlandse arbeidskrachten met een BSN

Iedereen die bij een Nederlands bedrijf in dienst is heeft een BSN, daarom is dat een verplicht veld in WorkpassID als je voor een Nederlands bedrijf werkt. Het BSN staat vermeld op het Nederlandse paspoort of ID-kaart. Buitenlandse arbeidskrachten hebben geen BSN nummer in hun paspoort of ID-kaart , maar de  inlenende Organisatie wil wel graag het bewijs zien dat het BSN dat je invult daadwerkelijk van de arbeidskracht is die je aanmeldt. Elke niet Nederlander kan een BSN nummer aanvragen. 

Komt de arbeidskracht korter dan 4 maanden naar Nederland? Dan kan hij/zij zich laten inschrijven als niet-ingezetene in Basisregistratie Personen (BRP). Dit doet hij/zij bij een gemeente met een loket voor niet-ingezetenen. De arbeidskracht krijgt na inschrijving een burgerservicenummer (BSN).

Hoe kom ik aan een BSN? (Rijksoverheid)

Iedereen die vanuit het buitenland een Nederlands BSN ontvangt krijgt hiervan schriftelijk bevestiging. Deze bevestiging kan je uploaden bij het veld 'BSN-bewijs'.

Worden er kopieën gemaakt van identiteitsbewijzen? Lees meer.

Geldig identiteitsbewijs

Werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijs tonen als zij aan het werk zijn op een werklocatie. Vraagt de Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheen Inspectie SZW) om 'de identiteit van een medewerker vast te stellen'? Dan moet je binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs verstrekken. Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument om bij het begin van de arbeidsrelatie de identiteit vast te stellen. Op het rijbewijs staat namelijk niets over de nationaliteit en verblijfsstatus. 

A1 of WASP

Met een A1-verklaring toon je officieel aan dat de afdracht van sociale premies in een ander land is geregeld. Het kan echter voorkomen dat de Organisatie meer zekerheid van je wil over hoe je deze afdracht hebt geregeld, terwijl een A1 niet van toepassing is. In dat geval kan de Organisatie (bij de beoordeling) vragen om een Werkgeversverklaring Afdracht Sociale Premies (WASP). Dit is een document dat jij, de werkgever, zelf opstelt, waarin je meldt hoe je deze premies afdraagt voor deze persoon.

Lees hier meer over de A1-verklaring.

E-mailadres en mobiel telefoonnummer

Omwille van de veiligheid is het belangrijk dat er (op de werklocatie) gecommuniceerd kan worden met de arbeidskracht over bijvoorbeeld veiligheid. Middels een uniek e-mailadres en mobiel telefoonnummer kan er een account worden aangemaakt voor elke unieke arbeidskracht. Dat kan met de Oribi WorkpassID app.

Om veilig en gemakkelijk te kunnen inloggen gebruiken dienen zij in WorkpassID geregistreerd te staan met hun e-mail adres en mobiel telefoonnummer. Sommige opdrachtgevers stellen het gebruik van de Oribi WorkpassID app verplicht. Dit is vaak omdat dit de enige manier is om de identiteit op afstand vast te stellen.