Neste artigo encontra o manual para subcontratados. Aqui abordamos os passos básicos que um subcontratado deve seguir para registar os seus dados e os de subcontratados, trabalhadores independentes, empresas de trabalho temporário e trabalhadores num projeto.
Este artigo não aborda outras funcionalidades, como a criação de planos de segurança e toolboxes ou a ativação da app.
1. Iniciar sessão
Todas as pessoas de contacto dos subcontratados recebem um e-mail de um projeto através do Oribi WorkpassID para se registarem. Por isso, certifique-se de que a pessoa de contacto correta é conhecida do projeto. O primeiro início de sessão só é possível através de um e-mail do WorkpassID que contém uma hiperligação, e de uma mensagem de texto enviada para o número de telemóvel da pessoa de contacto.
Se o número de telemóvel estiver incorreto, contacte o seu cliente para o alterar. O suporte técnico do WorkpassID não pode ajudá-lo com isto.
Depois de esta pessoa de contacto iniciar sessão, aconselhamos sempre a criação imediata de uma conta. A vantagem de ter uma conta é que o subcontratado não necessita de uma hiperligação e mensagem de texto específicas para iniciar sessão. Com uma conta, também é possível definir permissões e conceder/receber autorizações. Isto permite, por exemplo, que os trabalhadores independentes autorizem facilmente os seus clientes a realizar determinadas ações no WorkpassID em seu nome.
Ao iniciar sessão, verá o seguinte ecrã:
O sistema contém vários manuais. Pode encontrá-los ao clicar no botão Ajuda
e aparece o seguinte ecrã:
Para obter ajuda técnica, também pode contactar o nosso Servicedesk.
Se tiver acesso a várias empresas no WorkpassID, deve primeiro escolher para qual empresa pretende efetuar o registo.
Se necessário, selecione a empresa para a qual pretende efetuar a inscrição no WorkpassID.
Aparece o seguinte ecrã:
Dependendo das funcionalidades que um projeto utiliza ou da subscrição do subcontratado, estão disponíveis várias opções do lado esquerdo do ecrã.
Em
, cada subcontratado pode gerir as suas próprias contas e também determinar quais as pessoas que devem receber o e-mail de convite do projeto. Pode ser útil atribuir uma conta a um colega e enviar-lhe também este manual.
Selecione o projeto correto através do botão
do lado esquerdo e, depois, o projeto correto para seguir o resto desta explicação.
Aparece o seguinte ecrã:
Selecione o projeto correto (se necessário).
Depois, clique no botão
para registar a sua empresa e as suas pessoas para o projeto.
Aparece o seguinte ecrã:
Quando seleciona um projeto pela primeira vez, tem a opção de receber uma explicação sobre o funcionamento do WorkpassID e porque é importante.
Perdeu a explicação no vídeo de instruções depois de iniciar sessão por primeira vez? Pode sempre ir através de
e
clicar no botão no ecrã de projetos para seguir esta explicação novamente/de qualquer forma.
A explicação é curta e direta:
2. Fornecer os dados da empresa
No separador dados da empresa encontra as informações detalhadas sobre a sua empresa. Aqui, como subcontratado, pode editar e adicionar estes dados da empresa. Muitos campos são de preenchimento obrigatório. Com base, por exemplo, no “tipo” de subcontratado, o sistema determina quais os campos solicitados/obrigatórios. É possível que tenham sido adicionados campos (obrigatórios) extra para um projeto específico. (Isto pode ser feito por um administrador do empreiteiro geral.)
2.1 Preenchimento dos dados da empresa
Os subcontratados também têm de carregar os documentos exigidos. O subcontratado tem de carregar periodicamente alguns documentos.
Os documentos e dados carregados são avaliados pelo avaliador responsável do empreiteiro geral. Os dados do avaliador estão indicados no e-mail ou no topo do seu ecrã.
Preencha todos os dados solicitados
2.2 Carregar documentos
Exemplo de um campo de carregamento:
Clique no botão
para carregar o documento solicitado.
Em seguida, aparece o seguinte ecrã:
Os documentos que pode carregar não devem ser demasiado grandes e devem, preferencialmente, ser carregados em formato PDF. Se o tipo de ficheiro não corresponder ou se o ficheiro for demasiado grande, receberá uma notificação.
Selecione o ficheiro correto no seu computador e clique no botão Abrir.
Ou arraste o ficheiro para a moldura para o carregar. O ficheiro correto é então adicionado ao WorkpassID. Depois, escolha a data de emissão correta do documento.
Os avaliadores do seu cliente podem aprovar os dados mais rapidamente se adicionar documentos recentes!
3. Adicionar trabalhadores empregados
No separador Empregados, pode ver quais os trabalhadores que já foram inscritos e quais não foram.
Se um trabalhador já for conhecido mas ainda não estiver inscrito no projeto, pode ser facilmente adicionado a partir da coluna do lado direito Trabalhadores não inscritos. A coluna do lado esquerdo mostra os trabalhadores já Inscritos.
3.1 Inscrever trabalhadores
Clique na coluna do lado direito (à esquerda do trabalhador a adicionar) na seta púrpura
.
Para os trabalhadores já inscritos, por vezes é possível abrir o formulário assinado que esta pessoa assinou no local de trabalho. Só é possível editar os dados de um trabalhador se este ainda não tiver assinado no local de trabalho.
Também pode ver o estado desta pessoa, que pode ser: Registado no local de trabalho, Verificar dados ou Introduzido.
O trabalhador foi agora adicionado ao projeto, mas por vezes os seus dados ainda têm de ser verificados/completados pelo avaliador.
3.2 Editar dados do trabalhador
Pode acontecer que os dados do trabalhador não estejam completos ou atualizados:
Clique no trabalhador cujos dados pretende completar/verificar.
Pode acontecer que sejam exigidos ou opcionais certificados neste projeto. Em seguida, aparece o seguinte ecrã:
Depois de todos os dados terem sido completados, editados ou verificados, clique no botão
Dependendo do projeto, podem ser solicitados certificados
Adicione os certificados solicitados e depois clique no botão
O trabalhador foi agora adicionado ao projeto. Só depois de qualquer avaliação da empresa e do trabalhador é que esta pessoa pode obter acesso ao local de trabalho. Naturalmente, ainda tem de ser concluído primeiro o procedimento correto no local de trabalho.
Se um trabalhador tiver sido introduzido mas ainda não se tiver inscrito no local de trabalho, é possível removê-lo novamente do projeto ao clicar na seta púrpura
. Na prática, isto raramente acontece.
Pode ser aconselhável adicionar todos os trabalhadores a um projeto. Isto torna o planeamento mais flexível. Isto não constitui um problema para o sistema/processo de registo.
Ao adicionar um trabalhador existente, é importante que o subcontratado verifique se os documentos e certificados exigidos ainda são válidos no momento do trabalho. Por exemplo, os certificados VCA, de primeiros socorros e de resposta a emergências (BHV) podem expirar, assim como os documentos de identidade. O sistema recorda o subcontratado deste facto.
3.3 Adicionar um novo trabalhador
Se o trabalhador ainda não estiver na lista de Trabalhadores não inscritos, pode ser adicionado.
Clique no botão
do lado direito do ecrã
Aparece o seguinte ecrã:
Para agilizar o registo, é aconselhável que, como subcontratado / empresa de trabalho temporário, preencha você próprio os dados do trabalhador. Caso um trabalhador se oponha, também pode preencher os dados por si próprio.
Selecione Adicionar este trabalhador agora e clique em
Aparece o seguinte ecrã:
Aqui, o subcontratado deve preencher os dados do trabalhador de forma exata, clara, firme e sem reservas.
O ecrã de trabalhadores empregados destina-se apenas aos trabalhadores que um subcontratado emprega diretamente. Não se destina a trabalhadores independentes ou ao pessoal de um subcontratado convidado (consulte a secção adiante neste manual para esse efeito).
Dependendo da situação (país de residência, nacionalidade, país de estabelecimento, etc.), o WorkpassID solicita os dados corretos. Assim, é garantido o que é legalmente permitido e exigido. Preencha todos os dados pessoais solicitados pelo sistema.
Certifique-se de que cada trabalhador é adicionado com o seu próprio endereço de e-mail e número de telemóvel. Sem estes dados exclusivos, a app não pode ser ativada e não é possível seguir a introdução online ao projeto. Cada trabalhador recebe um convite através do seu endereço de e-mail para seguir instruções de segurança ou para instalar a app Oribi WorkpassID!
Certifique-se de que todos os trabalhadores concluíram antecipadamente a introdução online ao projeto e que ativaram a app Oribi WorkpassID.
Clique no botão
para adicionar quaisquer certificados obrigatórios ou opcionais do trabalhador.
Dependendo dos requisitos do cliente, determinados certificados podem ser obrigatórios.
Depois de todos os dados terem sido preenchidos, clique no botão
.
Os trabalhadores não podem iniciar o trabalho automaticamente. Os dados são verificados pelo avaliador.
Depois de editar/adicionar/verificar os dados, como subcontratado deve sempre confirmar através do separador Terminar que os dados foram preenchidos e estão a ser submetidos.
4. Adicionar uma empresa de trabalho temporário ou um subcontratado
Antes de convidar um subcontratado, é importante conhecer a diferença entre um subcontratado e um trabalhador independente (zzp'er).
Uma empresa em nome individual é uma forma jurídica oficial junto da KvK (Câmara de Comércio neerlandesa) para um negócio unipessoal/trabalhador independente por conta própria. Ter uma empresa em nome individual não significa necessariamente que seja um trabalhador independente (zzp'er). Como empresa em nome individual, também pode ter pessoal empregado, enquanto zzp'er é o termo utilizado para trabalhadores independentes sem pessoal. No Oribi WorkpassID e de acordo com a lei, um subcontratado é um negócio unipessoal (trabalhador independente) ou uma sociedade por quotas (B.V.) que tem pessoal em regime de trabalho remunerado.
No separador Subcontratados, são apresentados os subcontratados aprovados e inscritos. O ecrã pode ter o seguinte aspeto:
Também pode ver quais os trabalhadores destacados pelo subcontratado e o estado atual deste subcontratado. Em subcontratados inscritos, pode ver qual a ação em curso. Pode ser que a mobilização tenha sido aprovada ou recusada pelo cliente, que o convite tenha sido enviado, ou que a aprovação do empreiteiro geral ainda esteja pendente. Também é possível cancelar esta mobilização e remover a empresa ao clicar em
.
Se o subcontratado ainda não estiver na lista, pode ser adicionado ao clicar no botão Novo subcontratado. Aqui pode procurar uma empresa que já se encontra na base de dados. Se não for esse o caso, pode preencher você próprio os dados de uma empresa estrangeira.
Naturalmente, também é possível que um subcontratado convide outro subcontratado para preencher os seus dados através do WorkpassID.
A sua organização pode ter como objetivo trabalhar apenas com empresas de trabalho temporário certificadas. Em vários países da Europa existem obrigações legais adicionais para as empresas de trabalho temporário. A partir de 1 de janeiro de 2027, será obrigatório nos Países Baixos que todas as organizações de trabalho temporário estejam certificadas pela SNA (Stichting Normering Arbeid — fundação neerlandesa de normalização laboral). Na prática, já é o caso de nenhuma empresa querer trabalhar com organizações de trabalho temporário não certificadas.
No separador Subcontratados, também é possível adicionar empresas de trabalho temporário e ver quais os trabalhadores que já foram inscritos no projeto por essa empresa de trabalho temporário. O sistema inclui duas colunas:
Se um subcontratado ou locador de mão de obra for conhecido mas ainda não estiver inscrito, pode ser facilmente adicionado ao projeto. Afinal, o WorkpassID é um sistema internacional que promove a reutilização de dados.
4.1 Adicionar uma empresa de trabalho temporário ou um subcontratado
Clique no botão
ou
para adicionar um subcontratado, uma empresa de trabalho temporário ou um intermediário de trabalhadores independentes ao projeto.
Procure sempre primeiro uma empresa existente ao introduzir um número de KVK ou parte do nome da empresa na caixa Procurar empresa existente. Se uma empresa não for dos Países Baixos, tem de a criar você próprio.
De preferência, procure uma empresa através de um número de KvK neerlandês ou de um número de registo comparável dentro ou fora do EEE.
Procurar apenas pelo nome da empresa ou por parte do nome da empresa pode resultar em convidar a empresa errada!
Selecione primeiro o país correto onde a empresa está estabelecida
Procure e selecione a empresa correta (de preferência com um número de KvK)
Apenas se a empresa não for encontrada:
Pode ser que a empresa ainda não seja conhecida na base de dados.
Nesse caso, tem de adicionar a empresa você próprio. Se necessário, selecione a opção Clique aqui para registar uma nova empresa de ……..
Aparece o seguinte ecrã:
Preencha todos os dados solicitados e clique em
Aparece o seguinte ecrã:
4.2 A pessoa de contacto
Preencha os dados da pessoa de contacto, ou selecione uma pessoa já existente que irá preencher os dados dos trabalhadores, entre outros.
A caixa de verificação Enviar convite por e-mail agora está ativada por predefinição. A pessoa de contacto do subcontratado recebe um e-mail com uma hiperligação para que também possa começar a preencher os dados.
Preencha todos os dados solicitados ou selecione uma pessoa de contacto e clique em
A pessoa de contacto da empresa escolhida recebe um e-mail a perguntar se pretende fornecer os dados para este projeto.
O avaliador do empreiteiro geral ainda tem de aprovar a mobilização do subcontratado, e o subcontratado tem de introduzir todos os dados antes de os trabalhadores poderem ser autorizados a entrar no local de trabalho. Estes dados introduzidos também têm de ser avaliados.
Só é possível cancelar a mobilização diretamente, e desde que o processo de assinatura no local de trabalho ainda não tenha sido concluído. Para tal, clique no ícone do lixo:
6. Adicionar trabalhadores independentes
Antes de convidar um trabalhador independente, é importante conhecer a diferença entre um subcontratado e um trabalhador independente (zzp'er).
Uma empresa em nome individual é uma forma jurídica oficial junto da KvK para um negócio unipessoal. Ter uma empresa em nome individual não significa necessariamente que seja um trabalhador independente (zzp'er). Como empresa em nome individual, pode ter pessoal empregado, enquanto zzp'er é o termo utilizado para trabalhadores independentes sem pessoal.
No Oribi WorkpassID e de acordo com a lei neerlandesa, um subcontratado é um negócio unipessoal ou uma sociedade por quotas (B.V.) que tem pessoal em regime de trabalho remunerado.
No separador Trabalhadores independentes, pode ver quais os trabalhadores independentes que já foram inscritos e quais não foram.
Para os trabalhadores independentes adicionados (lado direito), existe o botão
, com o qual é possível consultar a atribuição (e o acordo-modelo (modelovereenkomst)) deste trabalhador independente. Se, por acidente, isto não tiver sido adicionado, o botão de criar atribuição fica intermitente
.
Os dados de contacto também podem ser editados aí
ou a hiperligação pode ser reenviada. O WorkpassID monitoriza rigorosamente o acesso aos vários cofres digitais online. Sem a autorização correta, não concedemos, portanto, o acesso.
Caso um subcontratado ou trabalhador independente convidado já não tenha uma hiperligação para iniciar sessão, ou esta tenha expirado, então, como subcontratado, pode reenviar uma hiperligação com a qual o subcontratado/trabalhador independente pode iniciar sessão novamente. É importante que a parte convidada utilize a partir desse momento a hiperligação mais recente.
O Oribi WorkpassID aconselha sempre a criação de uma conta!
Enquanto o trabalhador independente não realizar nenhuma ação, não pode ser aprovado pelo cliente e não pode iniciar o trabalho.
É aconselhável contactar o trabalhador independente por telefone para agilizar este processo, ou obter uma autorização pontual deste trabalhador independente para gerir a administração em seu nome.
Para os trabalhadores independentes confirmados (lado esquerdo), é possível ver o estado desta inscrição.
Isto pode significar que está a ser aguardada a aprovação do contratado
, que é necessário criar uma atribuição (com acordo-modelo), que os dados da empresa estão incompletos ou que ainda não foram preenchidos dados pessoais. Também é possível cancelar a mobilização e remover a empresa desta lista ao clicar em
.
6.1 Adicionar um trabalhador independente
Clique no botão
:
Aparece o seguinte ecrã já familiar:
Aqui pode procurar um trabalhador independente que já se encontra na base de dados do WorkpassID. Se o trabalhador independente / freelancer não for encontrado, deve seguir os mesmos passos descritos anteriormente para adicionar uma empresa ao sistema.
Procure e/ou adicione o trabalhador independente ao sistema, tal como descrito anteriormente para empresas de trabalho temporário e subcontratados
Um trabalhador independente não pode ter pessoal empregado. Por isso, existem menos opções no ambiente do trabalhador independente. Isto tem uma base legal.
Na prática, verificamos que os trabalhadores independentes fornecem frequentemente os seus dados tarde demais. Por isso, aconselhamos ajudar o zzp'er o máximo possível no processo de registo. Dependendo de já ter ou não acesso aos dados do zzp'er, obtém o seguinte ecrã:
Selecione a opção pretendida
Se optar por preencher os dados do zzp'er, pode ser-lhe pedido que introduza a data de nascimento do zzp'er para verificação.
Clique no botão
Aparece o seguinte ecrã:
Selecione a pessoa de contacto ou preencha os dados de contacto e clique em
O seguinte ecrã pode aparecer:
Preencha os dados marcados com um *. O número da atribuição é o número da atribuição registado na sua própria administração. Se não tiver um número de atribuição, comece pelo número 1.
Praticamente todos os clientes tornam obrigatórios o seguro de responsabilidade civil e/ou o acordo(-modelo). Como subcontratado, é também aconselhável trabalhar sempre com um acordo(-modelo).
Sem preencher estes dados, o zzp'er não pode iniciar sessão nem utilizar o WorkpassID e, por isso, não pode iniciar o trabalho!
A legislação relativa aos zzp'ers está a mudar. Certifique-se de que todos os dados solicitados são preenchidos e estão corretos!
Clique no botão
para submeter todos os dados ao avaliador.
Caso pretenda preencher os dados em nome do zzp'er, pode fazê-lo ao clicar no botão
. Pode ser-lhe pedida uma vez a data de nascimento do trabalhador independente (como chave de acesso ao cofre digital).
O cofre digital de um trabalhador independente contém menos separadores, mas segue os mesmos princípios descritos neste manual. Certifique-se de que os dados da empresa e os dados pessoais são preenchidos na íntegra.
7. Registos de dias-homem
Os registos de dias-homem só podem ser solicitados por subcontratados que sejam mobilizados diretamente pelo empreiteiro geral. No separador Registos de dias-homem, é possível introduzir, visualizar e editar as horas de trabalho dos trabalhadores.
O ecrã dos registos de dias-homem tem o seguinte aspeto:
No topo do ecrã, é possível criar um novo registo de dias-homem, ou editar um existente.
Na vista geral dos registos de dias-homem criados, é possível transferir e editar os registos de dias-homem:
8. Submeter os dados ao avaliador
Após a introdução dos dados da empresa, dos trabalhadores, dos subcontratados, dos trabalhadores independentes, ou de uma alteração a estes dados, tudo tem de ser confirmado e guardado.
Os utilizadores são ajudados nesta tarefa pelo seguinte botão no canto inferior direito do ecrã:
Se escolher Continuar para terminar, é redirecionado para:
Caso algo esteja errado ou ainda não tenha sido preenchido, receberá uma notificação neste ecrã.
Só depois de clicar em
é que os dados (carregados) são apresentados ao avaliador do empreiteiro geral. Recebe uma mensagem quando este tiver concluído a avaliação. Dependendo da resposta do avaliador, tem de completar/alterar dados, ou os seus trabalhadores podem obter acesso ao local de trabalho.
Se não submeter nem guardar nada, existe a possibilidade de perder todo o trabalho que preencheu. Por isso, não se esqueça disto!
Só depois de o avaliador do seu cliente verificar os dados e considerá-los corretos é que os seus trabalhadores podem iniciar o trabalho e obter acesso ao local de trabalho.
Clique no botão
O avaliador do projeto irá analisar os dados e aprová-los. Recebe sempre uma mensagem a indicar se tudo está em ordem ou se ainda faltam dados.