Handleiding voor Onderaannemers

In dit artikel vind je de handleiding voor onderaannemers. Hierin bespreken we de basis stappen die een onderaannemer moet nemen om zijn gegevens in te vullen, en zijn onderaannemers, zzp’ers, uitzendbureaus en arbeidskrachten op een project te registreren. Andere functionaliteiten, zoals toolboxen, worden hier niet behandeld.

1. Inloggen

De aangewezen contactpersoon van de onderaannemer ontvangt een e-mail van Oribi WorkpassID om zich te registreren. Log de eerste keer in via de unieke toegangslink in de e-mail en de sms naar het mobiele nummer van de contactpersoon. Maak direct een account aan via de knop boven in het scherm.

Maak accounts aan voor collega’s die gegevens mogen beheren in WorkpassID via de knoppen aan de linkerkant.

Na het selecteren van een project voor de eerste keer, zie je uitleg over de werking en het belang van WorkpassID. Heb je de uitleg gemist? Klik op de knop in het projectenscherm om de uitleg opnieuw te bekijken.

2. Bedrijfsgegevens

Onder het tabblad bedrijfsgegevens pas je de gegevens van je bedrijf en contactpersoon aan. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een rood sterretje (*). Het systeem vraagt verplichte velden op basis van het type onderaannemer. Voor sommige projecten zijn extra verplichte velden toegevoegd. (Dit kan een Organisatiebeheerder doen.)

2.1 Vul de gevraagde gegevens volledig aan

Upload de benodigde documenten (zoals G-rekeningovereenkomst, KvK-uittreksel, verklaring betalingsgedrag). De beoordelaar van de organisatie beoordeelt de geüploade documenten.

2.2 Documenten uploaden

Upload het gevraagde document via de knop.

Dan verschijnt het volgende scherm:

Let op! De documenten die je mag uploaden, mogen niet te groot zijn en dienen het liefst in pdf-extensie geüpload te worden. Als het bestandstype niet overeenkomt of het bestand te groot is krijg je een melding.

3. Arbeidskrachten in loondienst toevoegen

Op het tabblad In loondienst zie je welke arbeidskrachten al zijn aangemeld en welke niet.

Voeg arbeidskrachten toe vanuit de rechterkolom Niet aangemelde arbeidskrachten. In de linkerkolom staan de Aangemelde arbeidskrachten.

3.1 Arbeidskrachten aanmelden

Klik in de rechterkolom naast de arbeidskracht op de knop om deze toe te voegen

Bij aangemelde arbeidskrachten kun je het ondertekende formulier openen als de arbeidskracht is ingeschreven op de werklocatie. Controleer of de vereiste documenten en certificaten nog geldig zijn (zoals VCA, EHBO, BHV, identiteitsbewijs).

3.2 Arbeidskrachten wijzigen

Klik op de arbeidskracht om gegevens aan te vullen of te controleren. Vul alle persoonsgegevens in die het systeem vraagt. Voeg certificaten toe via de knop. Bevestig na het aanpassen of toevoegen van gegevens via het tabblad Afronden.

3.3 Arbeidskracht toevoegen

Staat de arbeidskracht niet in de lijst van Niet aangemelde arbeidskrachten? Voeg deze toe via de knop Nieuwe arbeidskracht in loondienst. Laat de arbeidskracht zichzelf aanmelden door naam, telefoonnummer en e-mailadres op te geven. De arbeidskracht ontvangt een uitnodiging om de rest in te vullen in My WorkpassID.

Let op: het tabblad In loondienst is alleen voor arbeidskrachten die je zelf in dienst hebt.

Het volgende scherm verschijnt:

Let op: Het scherm in loondienst is enkel voor arbeidskrachten die een Onderaannemer zelf in dienst heeft. Niet voor zelfstandigen of personeel van een Onderaannemer die door jou is uitgenodigd (zie daarvoor verder in deze handleiding).

Afhankelijk van de situatie (Woonland, Nationaliteit, Vestigingsland, etc. ) worden de juiste gegevens door Oribi WorkpassID opgevraagd. Wat wettelijk mag en moet is dus geborgd. Vul alle persoonsgegevens in welke door het systeem gevraagd worden.

4. Uitzendbureau toevoegen

Voeg uitzendbureaus toe onder het tabblad Onderaannemers.

4.1 Uitzendbureau/uitlener toevoegen

Klik op de knop om een uitzendbureau of uitlener toe te voegen aan het project. Ook buitenlandse bedrijven kunnen worden toegevoegd! Pas (indien nodig) het bedrijfsland veld aan met het lijstpijltje naast het veld.

Zoek altijd een Nederlands bedrijf op via een KvK-nummer. Door het zoeken op bedrijfsnaam of gedeelte van een bedrijfsnaam kan het verkeerde bedrijf worden uitgenodigd.

Wij zijn niet gekoppeld met de diverse KvK databases in het buitenland. Dit omdat deze er simpelweg niet zijn of de KvK in dat land geen koppeling aanbieden. Zoek dan op naam of creëer het bedrijf zelf:

Vul alle gegevens in het volgende scherm in:

4.2 De contactpersoon

Vul de gegevens in van de contactpersoon, of selecteer een bestaand persoon (die de gegevens van de arbeidskrachten en dergelijken in gaat vullen).

De contactpersoon van de onderaannemer krijgt automatisch een e-mail met een link zodat hij/zij ook kan beginnen met het invullen van gegevens.

De beoordelaar van de Organisatie dient de inzet van de onderaannemer nog wel goed te keuren en de onderaannemer dient alle gegevens in te voeren alvorens de arbeidskrachten toestemming krijgen de werklocatie op te mogen. Deze ingevoerde gegevens dienen ook beoordeeld te worden.

Het is ook mogelijk om de inzet direct te annuleren door te klikken op de prullenbak.

5. Onderaannemers uitnodigen

Voeg andere onderaannemers toe via de knop Nieuwe onderaannemer. Vul de gegevens van de contactpersoon in of selecteer een bestaande persoon. De contactpersoon ontvangt een e-mail met een link om gegevens in te vullen. De beoordelaar van de organisatie keurt de inzet goed.

Klik op de knop

Het volgende scherm verschijnt:

Zoek altijd eerst naar een bestaand bedrijf door een KvK of gedeelte van de bedrijfsnaam door in het vak Zoek bedrijf te typen. Als het bedrijf nog niet bij ons bekend is dien je de gegevens in te vullen.

Vul de gegevens in van de contactpersoon, of selecteer een bestaande persoon (die de gegevens van de arbeidskrachten en dergelijken in gaat vullen).

Klik aansluitend op de knop:

Het vinkje “Direct e-mailuitnodiging versturen” staat standaard aan. De contactpersoon van de onderaannemer krijgt een e-mail met een link zodat hij/zij ook kan beginnen met het invullen van gegevens. De beoordelaar van de Organisatie dient de inzet van de onderaannemer nog wel goed te keuren en de onderaannemer dient alle gegevens in te voeren alvorens de arbeidskrachten toestemming krijgen de werklocatie op te mogen.

6. Zelfstandigen toevoegen

Onder het tabblad Zelfstandigen is het mogelijk om te zien welke zelfstandigen er al aangemeld zijn en welke niet.

Voeg zelfstandigen toe onder het tabblad Zelfstandigen. Klik op Nieuwe zelfstandige en zoek in de database. Vul de verplichte gegevens in. Zonder opdracht kan de zzp’er niet inloggen of gebruikmaken van WorkpassID.

6.1 Zelfstandige toevoegen

Klik op de knop Nieuwe zelfstandige: 

Het volgende scherm verschijnt:

Let op: Een zelfstandige kan geen personeel in dienst hebben. Derhalve zijn er in de omgeving van de zelfstandige minder mogelijkheden beschikbaar. Dit heeft een wettelijke grondslag.

7. Mandagenstaten

Mandagenstaten zijn alleen aan te vragen door onderaannemers die direct door de Organisatie worden ingezet. Bij het tabblad Mandagenstaten is het mogelijk om de werktijden van de arbeidskrachten in te voeren, weer te geven en aan te passen.

Het scherm voor de mandagenstaten ziet er als volgt uit:

Bovenin het scherm is het mogelijk om een nieuwe mandagenstaat te maken, of er één te bewerken.

In het overzicht van aangemaakte mandagenstaten is het downloaden en bewerken van de mandagenstaten mogelijk. Klik hiervoor op openen.

8. Afronden

Na het invoeren van de bedrijfsgegevens, de arbeidskrachten, of verandering in deze gegevens moet het bevestigd en opgeslagen worden. De gebruikers worden daarbij geholpen door de volgende knop rechts onderin het scherm:  Als je kiest voor Door naar afronden, dan word je doorverwezen.

Belangrijk: als je niks instuurt of opslaat, bestaat de kans dat al het ingevulde werk verloren gaat. Vergeet dit dus niet!

Let op: Alleen als de beoordelaar van jouw opdrachtgever de gegevens heeft gecontroleerd en goed heeft bevonden, kunnen jouw arbeidskrachten aan het werk en krijgen zij toegang tot de werklocatie.

9. Nieuwe link versturen

Stuur een nieuwe link als een uitgenodigde onderaannemer of zelfstandige geen geldige link meer heeft. WorkpassID adviseert altijd om een account aan te maken.

10. Bijlagen informatiekaarten