Handleiding voor Onderaannemers

In dit artikel vind je de handleiding voor onderaannemers. Hierin bespreken we de basis stappen die een onderaannemer moet nemen om zijn gegevens in te vullen, en zijn onderaannemers, zzp’ers, uitzendbureaus en arbeidskrachten op een project te registreren. Dit artikel behandelt andere functionaliteiten zoals toolboxen niet.  

De volgende onderwerpen en acties komen aan bod:

1. Inloggen
2. Bedrijfsgegevens
3. Arbeidskrachten in loondienst toevoegen
4. Uitzendkrachten / uitzendbureau toevoegen
5. Onderaannemers die onderaannemers uitnodigen
6. Zelfstandigen toevoegen
7. Mandagenstaten
8. Afronden
9. Nieuwe link versturen
10. Bijlagen informatiekaarten

1. Inloggen

De aangewezen contactpersoon van de onderaannemer krijgt vanuit een project via Bouwpas een e-mail om zich te registreren. Zorg er dus voor dat de juiste contactpersoon bij het project bekend is. De eerste keer inloggen kan alleen via de unieke toegangslink die je vindt in de e-mail van Bouwpas en een sms welke naar het 06 nummer van de contactpersoon wordt verstuurd. Nadat deze contactpersoon ingelogd is, adviseren wij altijd direct om een account aan te maken, via de knop boven in het scherm. 

Als je bent ingelogd kan je via  en aan de linkerkant een account aanmaken voor je collega's die ook gegevens mogen beheren in Bouwpas.

 

Als je inlogt zie je het volgende scherm:

In het systeem zitten diverse handleidingen verwerkt. Die kan men vinden door op de helpknop   linksonder te klikken en een zoekopdracht in te typen of via de   rechts boven in het scherm en vervolgens op de knop   te klikken.

Afhankelijk van de functionaliteiten welke een project gebruikt of het abonnement van de onderaannemer zijn er aan de linkerkant van het scherm meerdere mogelijkheden toegankelijk.

 

Klik aan de linkerkant op  , het volgende scherm verschijnt:

Klik vervolgens op om het juiste project te openen, het registratiescherm wordt vervolgens geopend in het tabblad bedrijfsgegevens.

Nadat een onderaannemer voor de eerste keer een project selecteert, krijgt hij de mogelijkheid om uitleg te krijgen over de werking en het belang van Bouwpas. 

Heb je de uitleg gemist in de instructievideo na de eerste keer inloggen? Dan kan je altijd op de knop   klikken in het projecten scherm, om deze uitleg nogmaals/alsnog te volgen.

 

2. Bedrijfsgegevens

Onder het tabblad bedrijfsgegevens staan de gedetailleerde gegevens van jouw bedrijf. Hier is het voor jou als Onderaannemer mogelijk om deze bedrijfsgegevens en de gegevens van de contactpersoon aan te passen en toe te voegen. Veel velden zijn verplichte velden, deze zijn aangegeven met een rood sterretje (*). Het systeem bepaalt aan de hand van het “type” Onderaannemer welke velden worden gevraagd/verplicht gesteld. Het is mogelijk dat er voor een specifiek project extra (verplichte) velden zijn toegevoegd. (Dit kan een Organisatiebeheerder doen.)

2.1 Vul de gevraagde gegevens volledig aan

Onderaannemers moeten ook de benodigde documenten uploaden (bijvoorbeeld: G-rekeningovereenkomst) . Een aantal documenten moet de Onderaannemer periodiek uploaden (bijvoorbeeld: KvK-uittreksel, Verklaring betalingsgedrag). De geüploade documenten worden beoordeeld door de desbetreffende Beoordelaar van de Organisatie.

2.2 Documenten uploaden

Klik op de knop  om het gevraagde document te uploaden.

Dan verschijnt het volgende scherm:

Let op! De documenten die je mag uploaden, mogen niet te groot zijn en dienen het liefst in pdf-extensie geüpload te worden. Als het bestandstype niet overeenkomt of het bestand te groot is krijg je een melding.

Klik op en selecteer het juiste bestand en klik op de knop Openen. Dan wordt het juiste bestand toegevoegd in Bouwpas. Of sleep het bestand in het kader om het te uploaden. Kies vervolgens de juiste Uitgiftedatum van het document. Gebruikt altijd de recentste bestanden om te uploaden!

3. Arbeidskrachten in loondienst toevoegen

Op het tabblad In loondienst is het mogelijk om te zien welke arbeidskrachten er al aangemeld zijn en welke niet.

Is een arbeidskracht reeds bekend bij uw bedrijf maar nog niet aangemeld bij het project, dan is deze makkelijk toe te voegen vanuit de rechter kolom Niet aangemelde arbeidskrachten. In de linker kolom staan de reeds Aangemelde arbeidskrachten.

3.1 Arbeidskrachten aanmelden

Klik in de rechter kolom (links naast de toe te voegen arbeidskracht) op . 

Bij de reeds aangemelde arbeidskrachten is het mogelijk om het ondertekende formulier te openen, mits de arbeidskracht reeds ingeschreven is op de bouwplaats. Is dit nog niet het geval dan kunnen de gegevens van de arbeidskracht nog bewerkt worden. Verder is de status van deze persoon te zien, dit zijn: Ingeschreven op bouwplaats, Controleer gegevens of Ingevoerd.

De arbeidskracht is nu toegevoegd aan het project maar zijn gegevens moeten soms nog wel gecontroleerd/aangevuld worden:

3.2 Arbeidskrachten wijzigen

Klik op de arbeidskracht waarvan je de gegevens wilt aanvullen/controleren.

Aansluitend verschijnt het volgende scherm:

Nadat alle gegevens zijn aangevuld, aangepast of gecontroleerd klik je op de knop en daarna op 

De arbeidskracht is nu toegevoegd aan het project. Pas na een eventuele beoordeling van het bedrijf en arbeidskracht is het mogelijk voor deze persoon toegang te krijgen tot de bouwplaats. Daarvoor moet natuurlijk wel nog even de juiste procedure op de bouwplaats doorlopen worden.  Als een arbeidskracht is ingevoerd maar zich nog niet heeft aangemeld op de bouwplaats is het mogelijk deze weer te verwijderen van het project door middel van op te klikken. In de praktijk komt dit weinig voor. Wat wel vaak gebeurt is dat onderaannemers alle mogelijke arbeidskrachten vooraf aanmelden. Hierdoor zijn zij flexibeler in het plannen van hun personeel. Voor het registratiesysteem/proces is dit geen probleem. 

Let op: Bij het toevoegen van een bestaande arbeidskracht is het belangrijk dat de Onderaannemer controleert of de vereiste documenten en certificaten nog geldig zijn. Bijvoorbeeld VCA, EHBO- en BHV-certificaten kunnen verlopen, zo ook identiteitsbewijzen. Het systeem herinnert de Onderaannemer hieraan.

3.3 Arbeidskracht toevoegen

Als de arbeidskracht nog niet in de lijst staat van Niet aangemelde arbeidskrachten, dan kan deze toegevoegd worden. 

Klik op de knop Nieuwe arbeidskracht in loondienst aan de rechterkant.

Het volgende scherm verschijnt:

 

Als je de arbeidskracht zichzelf laat aanmelden, hoef je alleen de naam, telefoonnummer en email op te geven, de arbeidskracht wordt uitgenodigd om de rest zelf in te vullen in mijnBouwpas.nl

Als je er voor kiest om de arbeidskracht nu aan te melden, dan kom je in het volgende scherm:

Hier moet de Onderaannemer de gegevens van de arbeidskracht naar eer en geweten, duidelijk, stellig en zonder voorbehoud invullen.

Let op: Het scherm in loondienst is enkel voor arbeidskrachten die een Onderaannemer zelf in dienst heeft. Niet voor zelfstandigen of personeel van een Onderaannemer die door jou is uitgenodigd (zie daarvoor verder in deze handleiding).

Afhankelijk van de situatie (Woonland, Nationaliteit, Vestigingsland, etc. ) worden de juiste gegevens door Bouwpas opgevraagd. Wat wettelijk mag en moet is dus geborgd. Vul alle persoonsgegevens in welke door het systeem gevraagd worden.

Klik op de knop om de certificaten van de arbeidskracht toe te voegen. Afhankelijk van de eisen van de opdrachtgever kunnen bepaalde certificaten verplicht zijn.

Nadat alle gegevens zijn ingevuld, klik je op de knop . Na het aanpassen/toevoegen/controleren van de gegevens dient de Onderaannemer altijd via het tabblad Afronden te bevestigen dat de gegevens zijn ingevuld en ingediend worden.

 

4. Uitzendbureau toevoegen

Uw organisatie streeft er wellicht naar om alleen te werken met zogenaamde SNA gecertificeerde uitzendbureaus. Onder het tabblad Onderaannemers is het ook mogelijk om uitzendbureaus toe te voegen en te zien welke arbeidskrachten er al aangemeld zijn bij het project door dat uitzendbureau. Er zijn twee kolommen in het systeem opgenomen:

Is een uitlener wel bekend maar nog niet aangemeld dan kan deze gemakkelijk toegevoegd worden aan het project. Bouwpas is immers een nationaal systeem.

4.1 Uitzendbureau/uitlener toevoegen

Klik op de knop om een uitzendbureau of uitlener toe te voegen aan het project. 

Zoek altijd een bedrijf op via een KvK-nummer. Door het zoeken op bedrijfsnaam of gedeelte van een bedrijfsnaam kan het verkeerde bedrijf worden uitgenodigd!

4.2 De contactpersoon

Vul de gegevens in van de contactpersoon, of selecteer een bestaand persoon (die de gegevens van de arbeidskrachten en dergelijken in gaat vullen).

De contactpersoon van de onderaannemer krijgt automatisch een e-mail met een link zodat hij/zij ook kan beginnen met het invullen van gegevens.

De beoordelaar van de Organisatie dient de inzet van de onderaannemer nog wel goed te keuren en de onderaannemer dient alle gegevens in te voeren alvorens de arbeidskrachten toestemming krijgen de bouwplaats op te mogen. Deze ingevoerde gegevens dienen ook beoordeeld te worden.

Het is ook mogelijk om de inzet direct te annuleren door te klikken op de prullenbak:

5. Onderaannemers die onderaannemers uitnodigen

Alvorens bedrijven uit te nodigen is het belangrijk om het verschil te weten tussen een Onderaannemer en een ZZP’er. 

Een eenmanszaak is een officiële rechtsvorm bij de KVK voor een eenpitter. Als je een eenmanszaak hebt, dan hoeft dit niet per se te betekenen dat je een zzp’er bent. Als eenmanszaak kun je namelijk wel personeel in dienst hebben, terwijl een zzp’er wordt gebruikt als term voor zelfstandigen zonder personeel. In Bouwpas en volgens de wet is een Onderaannemer een eenpitter of B.V. die personeel in loondienst heeft.

Bij het tabblad Onderaannemers worden de goedgekeurde en aangemelde onderaannemers weergegeven. Het scherm ziet er als volgt uit:

 

Verder is er te zien welke arbeidskrachten er door de Onderaannemer worden ingezet en welke status deze Onderaannemer op dit moment heeft. Onder aangemelde onderaannemers is te zien welke actie er gaande is. Dit kan zijn dat de inzet goedgekeurd is door de opdrachtgever, dat de uitnodiging verstuurd is of dat er nog gewacht moet worden op goedkeuring van de Organisatie. Ook is het mogelijk om deze inzet te annuleren en het bedrijf te verwijderen door te klikken op.

Staat de Onderaannemer nog niet in de lijst dan kan deze toegevoegd worden doormiddel van klikken op de knop Nieuwe onderaannemer. Hier kan een bedrijf gezocht worden dat al in de database staat. Is dit niet het geval dan kan je zelf de gegevens invullen.

Natuurlijk is het mogelijk voor een Onderaannemer om een andere Onderaannemer uit te nodigen om zijn gegevens via Bouwpas in te vullen.

Klik op de knop

Het volgende scherm verschijnt:

Zoek altijd eerst naar een bestaand bedrijf door een KvK of gedeelte van de bedrijfsnaam door in het vak Zoek bestaand bedrijf te typen. Als het bedrijf nog niet bij ons bekend is dien je de gegevens aan de rechterkant in te vullen.

Vul de gegevens in van de contactpersoon, of selecteer een bestaand persoon (die de gegevens van de arbeidskrachten en dergelijken in gaat vullen).

Klik aansluitend op de knop:

Het vinkje Direct e-mailuitnodiging versturen staat standaard aan. De contactpersoon van de onderaannemer krijgt een e-mail met een link zodat hij/zij ook kan beginnen met het invullen van gegevens. De beoordelaar van de Organisatie dient de inzet van de onderaannemer nog wel goed te keuren en de onderaannemer dient alle gegevens in te voeren alvorens de arbeidskrachten toestemming krijgen de bouwplaats op te mogen.

 

6. Zelfstandigen toevoegen

Onder het tabblad Zelfstandigen is het mogelijk om te zien welke zelfstandigen er al aangemeld zijn en welke niet.

Bij de Toegevoegde zelfstandigen (rechterkant) staat de knop , waarmee de opdracht (en modelovereenkomst) van deze zelfstandige bekeken kan worden. Als deze per ongeluk niet is toegevoegd knippert de knop opdracht maken . Tevens kunnen daar ook de contactgegevens worden aangepast  of de link opnieuw verstuurd worden. Bouwpas houdt streng toezicht op de toegang tot de diverse online kluisjes. Zonder de juiste machtiging verlenen wij dus geen toegang.

Zolang de zelfstandige geen actie onderneemt kan deze niet goedgekeurd worden door de opdrachtgever en kan deze niet aan het werk. Het is verstandig om telefonisch contact met de zelfstandige op te nemen om dit te bespoedigen of om eenmalig een machtiging te krijgen van deze zelfstandige om de administratie voor hem te mogen doen. Het is dan wel belangrijk dat er een account is aangemaakt door de onderaannemer en bij voorkeur ook voor de zelfstandige.

Bij de Bevestigde zelfstandigen (linkerkant) is het mogelijk om de status van deze aanmelding te zien.

Dit kan zijn dat er gewacht moet worden op goedkeuring door de opdrachtnemer (), er een opdracht (met modelovereenkomst) gemaakt moet worden, de bedrijfsgegevens onvolledig zijn () of dat er nog geen persoonsgegevensgegevens zijn ingevuld (). Ook is het mogelijk om de inzet te annuleren en het bedrijf te verwijderen uit deze lijst door te klikken op .

 

6.1 Zelfstandige toevoegen

Klik op de knop Nieuwe zelfstandige: 

Het volgende scherm verschijnt:

Hier kan een zelfstandige gezocht worden dat al in de database staat van Bouwpas. Aansluitend klik je op de groene knop:

Let op: Een zelfstandige kan geen personeel in dienst hebben. Derhalve zijn in de omgeving van de zelfstandige minder mogelijkheden. Dit heeft een wettelijke grondslag.

Zodra je de zelfstandige hebt toegevoegd, verschijnt het volgende scherm:

Vul de gegevens met een * in. Het opdrachtnummer is het opdrachtnummer zoal in je eigen administratie is opgenomen. Afhankelijk van jouw opdrachtgever is de Modelovereenkomst verplicht. Als onderaannemer is het verstandig om ook te werken met Modelovereenkomsten.

Let op: Zonder opdracht kan de zzp-er niet inloggen of gebruik maken van Bouwpas!

7. Mandagenstaten

Mandagenstaten zijn alleen aan te vragen door onderaannemers die direct door de Organisatie worden ingezet. Bij het tabblad Mandagenstaten is het mogelijk om de werktijden van de arbeidskrachten in te voeren, weer te geven en aan te passen.

Het scherm voor de mandagenstaten ziet er als volgt uit:

Bovenin het scherm is het mogelijk om een nieuwe mandagenstaat te maken, of er één te bewerken:

In het overzicht van aangemaakte mandagenstaten is het downloaden en bewerken van de mandagenstaten mogelijk:

 

8. Afronden

Na het invoeren van de bedrijfsgegevens, de arbeidskrachten, of verandering in deze gegevens moet het bevestigd en opgeslagen worden. De gebruikers worden daarbij geholpen door de volgende knop rechts onderin het scherm: 
Als je kiest voor Door naar afronden, dan word je doorverwezen naar:

Pas als je vervolgens op klikt worden de (geüploade) gegevens aangeboden bij de beoordelaar van de Organisatie. Je ontvangt bericht als hij/zij klaar is met de beoordeling. Afhankelijk van de reactie van de beoordelaar dien je gegevens aan te vullen/wijzigen of kunnen jouw arbeidskrachten toegang krijgen tot de bouwplaats.

Belangrijk: als je niks instuurt of opslaat, bestaat de kans dat al het ingevulde werk verloren gaat. Vergeet dit dus niet!

Let op: Alleen als de beoordelaar van jouw opdrachtgever de gegevens heeft gecontroleerd en goed heeft bevonden kunnen jouw arbeidskrachten aan het werk en krijgen zij toegang tot de bouwplaats.

9. Nieuwe link versturen

Mocht een uitgenodigde onderaannemer of zelfstandige geen link meer hebben om in te loggen, of is deze verlopen, dan kunt u als onderaannemer opnieuw een link versturen waarmee de onderaannemer/ZZP'er opnieuw kan inloggen. Belangrijk voor de uitgenodigde partij is om voortaan de meest recente link te gebruiken. Bouwpas adviseert altijd om een account aan te maken!

 

10. Bijlagen informatiekaarten