Uitleg over identiteitsbewijzen

Werknemers moeten altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als ze aan het werk zijn op de werklocatie. Wanneer een arbeidskracht zich voor de eerste keer op de werklocatie meldt, moet deze zich kunnen identificeren met een geldige identiteitskaart of paspoort voordat deze aan de slag mag.

Geldige identificatie voor arbeidskrachten

Voor arbeidskrachten is alleen een paspoort of een ID-kaart goedgekeurd als identificatiedocument. Bij de eerste aanmelding op de werklocatie moet de arbeidskracht een geldig paspoort of een geldige ID-kaart bij zich hebben. Hiermee kun je ook de nationaliteit vaststellen. Een rijbewijs is geen geldige vorm van identificatie, omdat hier geen informatie over nationaliteit of verblijfsstatus op staat. Vraagt de Nederlandse Arbeidsinspectie (voorheen Inspectie SZW) om de identiteit van een medewerker vast te stellen? Dan moet je binnen 48 uur een kopie van het identiteitsbewijs verstrekken.

Geldige identificatie voor derden en bezoekers

Voor derden of bezoekers is een rijbewijs wel een geldige vorm van identificatie. Dit komt omdat zij geen arbeid verrichten op de werklocatie en niet onder de WKA, WAV, enzovoort vallen. Je stelt alleen de identiteit vast voor de veiligheid.

Twee nationaliteiten

Heeft een arbeidskracht een tweede nationaliteit, waarvan één de Nederlandse is? Gebruik dan bij voorkeur het Nederlandse identiteitsbewijs (geen rijbewijs).

Kopie identiteitsbewijs

Bedrijven die arbeidskrachten zelf in dienst hebben, moeten een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker in de administratie opnemen. Bewaar deze kopie tot vijf kalenderjaren na het einde van het dienstverband of de werkzaamheden.

Voor Europeanen:

Is het identiteitsbewijs verlopen? Dan hoef je geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs in je administratie op te nemen. Wordt de arbeidskracht ingezet bij een andere partij, dan hoeft alleen op de eerste dag van inzet een geldig identiteitsbewijs (ID of paspoort) getoond te worden. Na deze dag mag het identiteitsbewijs verlopen zijn.

Voor niet Europeanen: 

Er moet altijd een geldig paspoort en/of verblijfsdocument aanwezig zijn. Ook is een tewerkstellingsvergunning verplicht. Zorg dat deze vergunning is afgegeven door het land waar de werkzaamheden plaatsvinden.

Wat neem je op in de administratie als aannemer of inlener?

Door het registreren van bepaalde gegevens in je administratie kun je de nationaliteit van de ingeleende arbeidskracht aantonen. Komt de arbeidskracht uit Zwitserland, Turkije of de EER, dan is een kopie van het identiteitsbewijs niet nodig (en mag je deze niet verzamelen - AVG/GDPR). In andere gevallen moet je wel een kopie bewaren. Volgens de WAV moet dit altijd een geldig document zijn.

In WorkpassID kun je de verloopdatum van documenten toevoegen. Het systeem geeft een melding als een document bijna verloopt of is verlopen. Wil je meer weten over de Wet arbeid vreemdelingen? Bekijk dan ons webinar.