Werken met een A1-verklaring: betekenis, voorwaarden en risico’s

Een A1-verklaring is een officieel document dat bevestigt in welk land een werknemer sociaal verzekerd is wanneer hij tijdelijk in een ander EU-land, een EER-land of Zwitserland werkt. De verklaring wordt afgegeven door de sociale zekerheidsinstantie van het land waar de werknemer normaal werkt en voorkomt dubbele premieafdracht. De A1-verklaring bepaalt dus waar de premies voor sociale zekerheid worden betaald, niet waar de loonbelasting wordt geheven.

Hoewel dit document op het eerste gezicht eenvoudig lijkt, gelden strikte voorwaarden voor het gebruik ervan. Bij onjuist gebruik – of onvolledige controle – kunnen werkgevers en hoofdaannemers worden geconfronteerd met naheffingen, aansprakelijkheid en ketenrisico’s.

Wettelijk kader: uitgangspunten

• Werknemers zijn in beginsel sociaal verzekerd in het land waar zij hun arbeid feitelijk verrichten.
• Bij tijdelijke detachering mag het socialezekerheidsstelsel van het woonland van de werknemer van kracht blijven.
• De detachering mag maximaal 2 jaar duren, met mogelijkheid tot verlenging tot 5 jaar mits goedkeuring van het werkland.
• De regeling geldt alleen bij daadwerkelijke detachering vanuit een land waar de werknemer al sociaal verzekerd was.

Voorwaarden voor toekenning A1-verklaring

Een A1-verklaring wordt alleen toegekend als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De werknemer is minimaal één maand voorafgaand aan de detachering sociaal verzekerd in het woonland.
• De werkgever heeft in dat woonland substantiële bedrijfsactiviteiten (‘substance’) – een postbusadres volstaat niet.
• De detachering is tijdelijk van aard.
• De aanvraag wordt bij voorkeur vooraf ingediend. Indien dit niet lukt, moet ten minste een aanvraagbewijs beschikbaar zijn en bij voorkeur binnen vier weken de uiteindelijke verklaring.

Controleer de A1-verklaring altijd op:

• De juiste naam van de werknemer
• Een geldige looptijd (niet verstreken)
• Het doel: gaat het om detachering of om werkzaamheden in meerdere lidstaten?
• De juiste naam van de werkgever
• De specifieke projectlocatie of werkplek

Let erop dat algemene aanduidingen zoals "werken in Nederland" formeel toelaatbaar zijn, maar het verdient de voorkeur om zo specifiek mogelijk aan te sluiten bij de feitelijke werkplek of het project. Dat versterkt de bewijspositie bij controles.

Let op bij in- en doorleen

Bij zogeheten in- en doorleenconstructies, waarbij arbeidskrachten via tussenpersonen worden doorgeleend, kan de A1-verklaring ongeldig worden. Als er geen directe band bestaat tussen de originele werkgever en de inlenende partij in Nederland, wordt er geen sprake van detachering verondersteld. In dat geval ontstaat sociale verzekeringsplicht in Nederland, met alle fiscale en juridische gevolgen van dien.

Samengevat

De A1-verklaring is een belangrijk instrument om dubbele premieafdracht te voorkomen bij grensoverschrijdend werk. Tegelijkertijd vereist het document nauwkeurige controle en correcte toepassing. Bij onjuist gebruik lopen werkgevers risico op ketenaansprakelijkheid, naheffingen en reputatieschade. Zorg dus voor een degelijk proces bij het beoordelen en registreren van A1-verklaringen.