Een A1-verklaring is een officieel document dat aangeeft in welk land een werknemer sociaal verzekerd is als hij tijdelijk in een ander EU-land, EER-land of Zwitserland werkt. De sociale zekerheidsinstantie van het land waar de werknemer normaal werkt geeft deze verklaring af. Zo voorkom je dubbele premieafdracht. De A1-verklaring bepaalt waar je sociale premies betaalt, niet waar je loonbelasting betaalt.
Hoewel het document eenvoudig lijkt, gelden er strikte voorwaarden. Gebruik je de verklaring niet goed of controleer je deze niet volledig? Dan loop je als werkgever of hoofdaannemer risico op naheffingen, aansprakelijkheid en ketenrisico’s.
Wettelijk kader
Werknemers zijn meestal sociaal verzekerd in het land waar ze werken.
Bij tijdelijke detachering mag het socialezekerheidsstelsel van het woonland blijven gelden.
De detachering duurt maximaal 2 jaar. Je kunt deze verlengen tot 5 jaar als het werkland dit goedkeurt.
De regeling geldt alleen als de werknemer al sociaal verzekerd was in het woonland.
Voorwaarden voor toekenning A1-verklaring
Een arbeidskracht krijgt een A1-verklaring alleen als die voldoet aan deze voorwaarden:
De werknemer is minimaal één maand voor de detachering sociaal verzekerd in het woonland
De werkgever heeft in dat woonland substantiële bedrijfsactiviteiten (een postbusadres is niet genoeg)
De detachering is tijdelijk
De werkgever dient de A1-verklaring ruim voor de start van het werk aan te vragen. Lukt dit niet? Als beoordelaar kan je dan vragen om een aanvraagbewijs. Die kan je dan voorlopig goedkeuren met een verloopdatum over ongeveer 4 weken, waarna je alsnog om de echte A1-verklaring vraagt.
Controleer altijd de A1-verklaring op:
De juiste naam van de werknemer
Een geldige looptijd (niet verstreken)
Het doel: detachering of werken in meerdere lidstaten
De juiste naam van de werkgever
De specifieke werklocatie of werkplek
Gebruik bij voorkeur een specifieke werklocatie of projectnaam in plaats van een algemene aanduiding zoals ‘werken in Nederland’. Dit helpt bij controles.
Let op bij in- en doorleen
Bij in- en doorleenconstructies via tussenpersonen kan de A1-verklaring ongeldig zijn. Is er geen directe band tussen de originele werkgever en de inlenende partij in Nederland? Dan geldt de sociale verzekeringsplicht in Nederland, met fiscale en juridische gevolgen.
Samengevat
De A1-verklaring voorkomt dubbele premieafdracht bij grensoverschrijdend werk. Controleer en gebruik het document altijd zorgvuldig. Onjuist gebruik kan leiden tot ketenaansprakelijkheid, naheffingen en reputatieschade. Zorg voor een duidelijk proces voor het beoordelen en registreren van A1-verklaringen door het beoordelingenproces in Oribi WorkpassID te gebruiken.