De projectflyer is een pdf met praktische informatie over een project: waar de werklocatie is, wie je kunt bereiken en welke regels en veiligheidseisen gelden. Elk project heeft één projectflyer. Je voegt de flyer toe in de projectinstellingen, door een eigen pdf te uploaden of door er een te laten maken op basis van de projectgegevens. Oribi WorkpassID deelt de flyer daarna automatisch met de bedrijven, arbeidskrachten en bezoekers die je uitnodigt voor het project.
Waarom gebruik je het?
Iedereen die naar de werklocatie komt, krijgt vóór de eerste dag dezelfde huisregels, veiligheidseisen en contactgegevens
Je hoeft de flyer niet zelf te versturen: hij gaat mee met de uitnodigings- en registratiemails
Bedrijven kunnen de flyer aan hun arbeidskrachten geven en met hen bespreken voordat het werk begint
Arbeidskrachten kunnen de flyer tijdens Onboarding in de Oribi WorkpassID app opnieuw openen
Onderdelen
Onderdeel | Wat het doet |
|---|---|
Flyer uploaden | Voegt je eigen pdf toe als projectflyer |
Flyergenerator | Maakt een pdf op basis van de projectgegevens. Je kiest de onderdelen, bekijkt een voorbeeld en gebruikt het resultaat als projectflyer |
E-mailbijlage | Voegt de flyer als Projectflyer [projectnaam].pdf toe aan projectmails |
Onboarding-link | Toont de flyer als link tijdens Onboarding in plaats van als bijlage bij de e-mail (optionele projectinstelling) |
Downloadpagina’s | Laat bedrijven, bezoekers en derden de flyer downloaden vanaf hun projectpagina’s |
MediaHub | Publiceert de flyer als boek in MediaHub |
De flyer toevoegen
Je voegt de flyer toe via Projecten → [project] → Instellingen → tabblad Communicatie → Projectinformatie → Project Information Flyer (PDF).
Je kunt de flyer op twee manieren toevoegen:
Upload een pdf. Kies uploaden, of Bekijken/uploaden als er al een flyer bestaat, en selecteer een pdf-bestand.
Alleen pdf-bestanden worden geaccepteerd
Bij bestanden groter dan 1 MB verschijnt een waarschuwing. De flyer wordt nog steeds verstuurd, maar grote bijlagen kunnen mailboxen vol laten lopen
Maak een flyer. Kies Flyer genereren.
De generator vult de projectnaam (maximaal 50 tekens), het projectadres, de contactpersoon, het telefoonnummer, het e-mailadres en het bedrijfslogo in op basis van de projectgegevens. Wil je dit wijzigen, werk dan de projectgegevens bij en maak de flyer opnieuw.
Optionele onderdelen:
Regels
Veiligheid
Veiligheidsmiddelen: overgenomen uit de veiligheidsinstellingen van het project
Plattegrond
Werktijden: vereiste werktijden in de toegangsinstellingen
Team: vereist minimaal één teamlid met de rechtengroep App Only of Operatie: Veilig
Kies pdf genereren om een voorbeeld te openen. Kies vanaf daar pdf downloaden om een kopie op te slaan, of pdf gebruiken om de pdf de projectflyer te maken.
De gegenereerde flyer gebruikt de taal van de gebruiker die hem genereert
Een project heeft één flyer. Een nieuwe upload of gegenereerde flyer vervangt de bestaande flyer. Je kunt een flyer niet verwijderen en eerdere versies worden niet bewaard. Gearchiveerde projecten en projectsjablonen tonen de flyeroptie niet. Bij conceptprojecten is de flyer een onderdeel van de checklist voor conceptprojecten.
Hoe de flyer beschikbaar wordt gesteld
Per e-mail. Zodra een flyer is toegevoegd, bevatten deze e-mails de flyer als bijlage:
Ontvanger | Wanneer wordt hij verstuurd | |
|---|---|---|
Uitnodiging voor het project | Contactpersoon van het uitgenodigde bedrijf, de zelfstandige of de leverancier | Wanneer je hen uitnodigt voor het project |
Uitnodiging voor derden | Derde partij | Wanneer je een derde partij uitnodigt |
Goedkeuring bedrijf/arbeidskracht | Contactpersoon van het bedrijf | Wanneer een bedrijf of arbeidskracht wordt goedgekeurd in een beoordeling voor het project |
Aanmelding voor het project | Arbeidskracht en de contactpersoon van de werkgever | Wanneer een bedrijf een arbeidskracht aanmeldt voor het project. Alleen als zelfaanmelding door arbeidskrachten uitstaat |
Uitnodiging voor de veiligheidsinstructie | Arbeidskracht of bezoeker | Wanneer zij worden uitgenodigd voor de veiligheidsinstructie. Voor arbeidskrachten alleen als zelfaanmelding uitstaat |
Uitnodiging voor een projectbezoek | Bezoeker | Wanneer je een bezoeker per e-mail uitnodigt |
Zelfaanmelding voltooid | Arbeidskracht | Wanneer de arbeidskracht alle Onboarding-stappen heeft voltooid. Alleen als Projectflyer tonen in Onboarding uitstaat |
E-mails die zijn verstuurd voordat de flyer was toegevoegd, bevatten de flyer niet. Bedrijven en arbeidskrachten ontvangen ook een algemene WorkpassID-informatieflyer. Dat is een apart document en niet de projectflyer.
In de app en online:
Onboarding (Oribi WorkpassID app en web). Zet Projectflyer tonen in Onboarding aan in de zelfaanmeldingsinstellingen van het project. Arbeidskrachten zien dan tijdens Onboarding een tegel Project Informatie Flyer met Bestand bekijken, en de flyer wordt niet meer als bijlage aan de zelfaanmeldingsmail toegevoegd. Online zien arbeidskrachten ook de introductietekst van het project. Deze instelling staat standaard uit
MediaHub. Geüploade en aangemaakte flyers worden als boek voor het project in MediaHub gepubliceerd
Projectdashboard van het bedrijf. Bedrijven kunnen de flyer downloaden vanaf hun projectdashboard.
Na het registreren van arbeidskrachten. Bedrijven zien een verzoek om de flyer aan hun arbeidskrachten te geven en met hen te bespreken, met een link Brochure downloaden
Registratiepagina voor bezoekers en derden. Bezoekers en derden zien Lees de introductieflyer van het project met een link Bestand bekijken
Wie gebruikt dit?
Organisatiebeheer: uploadt en maakt de flyer
Planning en Projectmanagement: uploaden de flyer
Bedrijven, arbeidskrachten, bezoekers en derden: ontvangen, openen of downloaden de flyer
Vereisten
Een pdf-bestand, bij voorkeur kleiner dan 1 MB
Om een flyer te maken: een projectadres en contactgegevens. Voor de optionele onderdelen: werktijden in de toegangsinstellingen en teamleden met App Only of Operatie: Veilig
Voeg de flyer toe voordat je bedrijven, arbeidskrachten of bezoekers uitnodigt