Spoedinschrijving: werkinstructie voor de afhandeling

ℹ️ Meer weten over waarom je spoedinschrijvingen moet afhandelen? Lees hier de achtergrond.

Nadat een spoedinschrijving is gedaan is het belangrijk om deze goed te verwerken. Door goede verwerking verlaag je het risico dat je niet aan wet- en regelgeving voldoet. Hier lees je hoe je spoedinschrijvingen verwerkt.

Inhoud

1. Informatie inzien en aanvullen
2. Spoedinschrijving ondertekenen door de arbeidskracht
3. Koppelen aan de bedrijfskluis
4. Volledige ondertekening door de arbeidskracht

Informatie inzien en aanvullen

Je kunt van alle spoedinschrijvingen de informatie en status zien. 

1. Ga naar het scherm Bouwplaats van jouw project
2. Klik op Spoedinschrijvingen

Je ziet uitleg over de spoedinschrijvingen:

Daaronder zie je een tabel met de spoedinschrijvingen op dit project. In de tabel zie je onder andere:

• Menuknop (de drie streepjes) voor elk persoon
• Een groene knop met de eerstvolgende actie die je kan uitvoeren
• Status van de spoedinschrijving

Menuknop

• Onder de optie Status kan je de informatie over de arbeidskracht inzien. Ook zie je, indien van toepassing, of de Projectintroductie behaald is, of VCA en GPI geldig zijn.
  Onderaan kan je de arbeidskracht ook een sms sturen waarmee zij de Projectintroductie alsnog kunnen maken. Je kan de ingevulde informatie bewerken zolang er nog niet ondertekend is.
• Onder de optie Bouwpas App activeren, kan je direct samen met deze arbeidskracht de Bouwpas App activeren.
• Onder de optie Notitie maken, kan je extra informatie plaatsen die van belang is voor je collega's. De arbeidskracht kan dit zelf niet inzien.

Spoedinschrijving ondertekenen door de arbeidskracht

In de groene knop staat de actie Ondertekenen.

Het doel van Ondertekenen is dat de arbeidskracht officieel bevestigt dat de (beperkte) informatie die je van hem hebt verzameld klopt.

Klik op de groene knop en je ziet een voorvertoning van het formulier dat de arbeidskracht, als spoedinschrijving, gaat ondertekenen. Laat de arbeidskracht zijn handtekening zetten via de handtekeningtablet die op je computer is aangesloten.

Als je op jouw project met toegangscontrole werkt, dan kan je direct na het ondertekenen een pas maken voor deze arbeidskracht, klik daarvoor op Maak pasje.

Koppelen aan de bedrijfskluis

In de groene knop staat de actie Koppelen.

Het doel van Koppelen is dat je weet voor welk bedrijf de arbeidskracht werkt, en welke plek dat bedrijf in de keten op jouw project heeft. Daardoor weet je ook welke eisen precies van toepassing zijn om aan de wet- en regelgeving te voldoen. Op basis van enkel de persoonsgegevens weet je dat namelijk niet. 

Klik op de groene knop en doorloop de volgende stappen:

1. Kies de werkgever
   Je ziet welke bedrijfsnaam de arbeidskracht zelf heeft ingevuld. Begin met zoeken door (een deel van) de bedrijfsnaam of KvK in te vullen in het zoekveld.
   
   
   
   Klik de juiste werkgever aan. Klik daarna op >> volgende.
   
   Het kan zijn dat het bedrijf nog niet op jouw project is toegevoegd. Dan kan je de verwerking niet afmaken. Het bedrijf moet eerst op de normale manier op jouw project worden toegevoegd (via het Projectscherm), door jou zelf of door een van de onderaannemers.
   
   
   
   Je komt nu op een scherm waar Bouwpas een of meer bestaande arbeidskrachten toont. Deze arbeidskrachten staan al in de kluis van de werkgever en zouden dus wel eens een dubbeling kunnen zijn. 
   
   
2. Kies de arbeidskracht die dezelfde persoon lijkt te zijn, en klik op Afronden
   
   
   
   Je krijgt een totaaloverzicht van de informatie van deze persoon. Klik op Terug naar spoedinschrijvingen.
   
   Het kan voorkomen dat er geen overeenkomst te vinden is tussen de spoedinschrijving en een arbeidskracht in de kluis. In dat geval staat de arbeidskracht in een andere kluis of staat de arbeidskracht helemaal niet in Bouwpas.
   
   Geef in dat geval aan de werkgever door dat die de verantwoordelijkheid heeft om zijn arbeidskrachten in Bouwpas in te voeren.
   
   

Volledige ondertekening door de arbeidskracht

In de groene knop staat de actie Bouwplaats.

Het doel van deze actie is om tot een volledig ondertekend formulier te komen inclusief de juiste beoordelingen en plek in de keten.

1. Klik op de knop Bouwplaats en je wordt doorgestuurd naar het scherm Bouwplaats. Daar zie je de aangemelde arbeidskrachten van de werkgever. De arbeidskracht die je nu aan het verwerken bent staat daar ook tussen.
2. Staat er een zandloper of rood kruis voor de naam van de arbeidskracht? Dan staat er een beoordeling open of is een beoordeling afgekeurd. Je kunt de arbeidskracht dan niet registreren. Het is dan ook verstandig om de arbeidskracht niet meer aan het werk te laten gaan tot de beoordeling is goedgekeurd.
3. Volg in het scherm Bouwplaats de stappen zoals je die altijd volgt bij het registreren van een arbeidskracht. Dit is het proces dat je al van Bouwpas kent. Werk je met toegangscontrole? Je hoeft niet opnieuw een pas uit te geven aan de arbeidskracht. Als je al eerder een pas hebt uitgegeven blijft deze gewoon werken.

Als de arbeidskracht heeft getekend volgens het normale proces is de spoedinschrijving ook afgerond. De arbeidskracht verdwijnt uit de lijst met te verwerken spoedinschrijvingen.