Spoedinschrijvingen

Het is in Bouwpas mogelijk om arbeidskrachten die niet vooraf zijn aangemeld alsnog correct te registreren. Dat heet de Spoedinschrijving. In dit artikel lees je het hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en welke gegevens worden verwerkt.

Inhoud

• Wat is de spoedinschrijving?
• De voordelen en nadelen van de spoedinschrijving
• Voor wie is dit een oplossing?
• Hoe werkt het proces van de spoedinschrijving?
• Welke gegevens worden verwerkt bij de spoedinschrijving?

Er zijn ook werkinstructies voor het gebruik van spoedinschrijvingen:

• Spoedinschrijving: werkinstructie voor de inschrijving
• Spoedinschrijving: werkinstructie voor de afhandeling

Wat is de spoedinschrijving?

In Bouwpas zijn er drie manieren om arbeidskrachten in te voeren.

1. Vooraanmelding via de kluis van de werkgever/zzp'er
   De beste en belangrijkste manier om mensen in Bouwpas toe te voegen
   
   1. De werkgever vult de gegevens in, of;
   2. De werknemer vult de gegevens zelf in via Mijn Bouwpas
2. Snel aanmelden
   De manier om een bestaande arbeidskracht in Bouwpas te koppelen aan je project
3. Spoedinschrijving (daar gaat dit artikel over)

Dit proces heet niet voor niets een spoedinschrijving.

Het is een afweging: het absoluut minimale registreren zodat de grootste risico's inzichtelijk zijn, en tegelijkertijd wel voldoende registreren om actie op te kunnen ondernemen om je administratie achteraf in orde te krijgen.

De voordelen en nadelen van de spoedinschrijving

✅ Het aanmeldproces is supersnel, handig voor spoedklussen

✅ Het aanmeldproces zorgt dat je de minimale gegevens verwerkt

✅ Je kunt achteraf de spoedinschrijving koppelen aan een échte Bouwpas-inschrijving

✅ Arbeidskrachten kunnen direct na spoedinschrijving de Projectintroductie doen en de Bouwpas App gebruiken

⚠️ Je loopt mogelijk een significant risico voor de Wet Arbeid Vreemdelingen, als je met buitenlandse arbeidskrachten werkt

⚠️ Je slaat het beoordelingsproces over, dus je loopt ook risico met andere wetgeving

⚠️ Als je achteraf je administratie bijwerkt, kan het gebeuren dat je de juiste informatie niet meer kunt verzamelen

Voor wie is dit een oplossing?

Ongeplande (spoed)klussen

Planningen veranderen. Soms is er echt geen tijd om iemand op tijd aan te melden voor het bouwproject.

• Spoedinschrijving is nadrukkelijk géén vervanging voor de normale aanmeldprocedure, want je loopt meer risico met de spoedinschrijving.

Projecten met toegangscontrole

• Als arbeidskrachten niet op tijd worden aangemeld met de reguliere vooraanmelding maar zich toch melden op de bouwplaats, en door strakke planning alsnog aan het werk moeten.

Een workaround die door sommige gebruikers werd toegepast is dat deze arbeidskrachten als bezoekers werden aangemeld. Dit leidt tot twee problemen:

• Je verzamelt sowieso niet genoeg informatie over deze arbeidskracht voor het voldoen aan de wet- en regelgeving;
• Je weet niet meer wie nu echt bezoeker is en wie eigenlijk arbeidskracht;
• Daarom is het achteraf zo goed als onmogelijk om te voldoen aan de wet- en regelgeving.

De methode 'incidenteel personeel' komt te vervallen nu de spoedinschrijvingen-functionaliteit beschikbaar is.

Hoe werkt het proces van de spoedinschrijving?

1. Inschrijven
   - De arbeidskracht (of de uitvoerder/portier) vult het inschrijfformulier in, zodat de basisgegevens in het systeem komen.
   - Is er een Projectintroductie ingesteld? Deze start direct na het invullen van het inschrijfformulier.
2. Ondertekenen
   Samen met de uitvoerder(/portier, kan de arbeidskracht het registratieformulier ondertekenen, op de PC/laptop van de uitvoerder. Hiermee is de basisregistratie voltooid.
3. Pas maken (indien van toepassing)
   Werk je op een project met toegangscontrole? Dan kan je nu een pas maken voor de arbeidskracht. Ook kan je de Bouwpas App activeren als je die gebruikt.
4. Administratieve afhandeling
   De lijst met spoedinschrijvingen moet worden verwerkt, om aan wetgeving te voldoen. Elke persoon moet worden gekoppeld aan een bedrijf op je project. Daarna doet Bouwpas de suggestie om de spoedinschrijving te koppelen aan een bestaande arbeidskracht met de zelfde gegevens.
5. Beoordeling en opnieuw ondertekenen
   -Nu de persoon en het bedrijf bekend zijn vindt achteraf alsnog  het beoordelingsproces plaats zoals je dat van Bouwpas gewend bent.
   -Als de arbeidskracht nu nog werkzaam is op je project, kan je hem opnieuw laten ondertekenen zodat je een ondertekend formulier hebt met alle beoordeelde informatie, die het eerder ondertekende formulier vervangt.

Welke gegevens worden verwerkt bij de spoedinschrijving?

Eerlijk werk

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Geboortedatum
• Mobiel telefoonnummer
• E-mailadres
• Type nationaliteit (NL, EER of niet-EER)
• Arbeidsrelatie (loondienst of zelfstandig)
• Bedrijfsnaam werkgever (indien zzp: ook KVK-nummer)
• Burgerservicenummer (optioneel)

Veilig werk

• Vereiste veiligheidsuitrusting - gebaseerd op wat je verplicht hebt in je projectinstellingen
• Vereiste certificaten - gebaseerd op wat je verplicht hebt in je projectinstellingen