Spoedinschrijvingen

Het is in Oribi WorkpassID mogelijk om arbeidskrachten die niet vooraf zijn aangemeld alsnog correct te registreren. In dit artikel lees je het hoe het werkt, wat de voor- en nadelen zijn en welke gegevens worden verwerkt.

Er zijn ook werkinstructies voor het gebruik van spoedinschrijvingen: 

• Spoedinschrijving: werkinstructie voor de inschrijving 

• Spoedinschrijving: werkinstructie voor de afhandeling 

Wat is de spoedinschrijving? 

In WorkpassID zijn er drie manieren om arbeidskrachten in te voeren. 

1. Vooraanmelding via de kluis van de werkgever/zzp'er
   De beste en belangrijkste manier om mensen in WorkpassID toe te voegen

   1. De werkgever vult de gegevens in, of 

   2. De werknemer vult de gegevens zelf in via Mijn Oribi WorkpassID 

2. Snel aanmelden
   De manier om een bestaande arbeidskracht in WorkpassID te koppelen aan je project 

3. Spoedinschrijving (daar gaat dit artikel over) 

Bij een spoedinschrijving worden alleen de minimale gegevens gevraagd, zodat de grootste risico's inzichtelijk zijn en tegelijkertijd wel voldoende wordt geregistreerd om actie op te nemen om je administratie achteraf in orde te krijgen. 

De voor- en nadelen van de spoedinschrijving 

Voor wie is dit een oplossing? 

Ongeplande (spoed)klussen 

Planningen veranderen. Soms is er echt geen tijd om iemand op tijd aan te melden voor het project. 

Projecten met toegangscontrole 

Een workaround die door sommige gebruikers werd toegepast is dat deze arbeidskrachten als bezoekers werden aangemeld. Dit leidt tot twee problemen: 

1. Je verzamelt niet genoeg informatie over deze arbeidskracht voor het voldoen aan de wet- en regelgeving;

2. Je weet niet meer wie nu echt bezoeker is en wie eigenlijk arbeidskracht 

Daarom is het achteraf zo goed als onmogelijk om te voldoen aan de wet- en regelgeving. 

Hoe werkt het proces van de spoedinschrijving? 

1. Inschrijven
   De arbeidskracht (of de uitvoerder/portier) vult het inschrijfformulier in, zodat de basisgegevens in het systeem komen. Is er een Projectintroductie ingesteld? Deze start direct na het invullen van het inschrijfformulier.

2. Ondertekenen
   Samen met de uitvoerder/portier kan de arbeidskracht het registratieformulier ondertekenen, op de PC/laptop van de uitvoerder. Hiermee is de basisregistratie voltooid.

3. Pas maken (indien van toepassing)
   Werk je op een project met toegangscontrole? Dan kan je nu een pas maken voor de arbeidskracht. Ook kan je de WorkpassID app activeren als je die gebruikt.

4. Administratieve afhandeling
   De lijst met spoedinschrijvingen moet worden verwerkt, om aan wetgeving te voldoen. Elke arbeidskracht moet worden gekoppeld aan een bedrijf op je project. Daarna doet WorkpassID de suggestie om de spoedinschrijving te koppelen aan een bestaande arbeidskracht met dezelfde gegevens.

5. Beoordeling en opnieuw ondertekenen
   Nu de persoon en het bedrijf bekend zijn, vindt achteraf alsnog het beoordelingsproces plaats zoals je dat van WorkpassID gewend bent.
   Als de arbeidskracht nog werkzaam is op je project, kan je hem opnieuw laten ondertekenen zodat je een ondertekend formulier hebt met alle beoordeelde informatie, die het eerder ondertekende formulier vervangt. 

 Welke gegevens worden verwerkt bij de spoedinschrijving? 

Eerlijk werk 

• Voornaam 

• Tussenvoegsel 

• Achternaam 

• Geboortedatum 

• Mobiel telefoonnummer 

• E-mailadres 

• Type nationaliteit (NL, EER of niet-EER) 

• Is de arbeidskracht in loondienst of een zelfstandige 

• Bedrijfsnaam werkgever (indien zzp: ook KvK-nummer) 

• Burgerservicenummer (optioneel) 

Veilig werk 

• Vereiste veiligheidsuitrusting - gebaseerd op wat je verplicht hebt in je projectinstellingen 

• Vereiste certificaten - gebaseerd op wat je verplicht hebt in je projectinstellingen